A legnagyobb hazai irodaszékgyártó

Gyors árajánlat kell!

2015 május 5, kedd
Írta: Antares Hungary

Figyelem! Ez az írás csak azok számára lesz érdekes, akik munkájuk során árajánlatokat kérnek be vagy adnak ki.

Értékesítői munkámban az optimálisnál jóval gyakoribbak a hozzám befutó olyan árajánlat kérési igények, hogy ’még ma kell’, sőt ’ma délig kell’. Ezek keresztülhúzzák a feszes napirendemet. Tudom, fontos dolgok, ezekből lesznek a nagyobb megrendelések és mindig eleget is teszek a kéréseknek, de akkor is, ezt a munkatevékenységet is szabályozni és valamenynyire uralni szükséges a hatékonyság és a versenyképesség érdekében.

Stresszes kihívás, hogy egy nagy értékű árajánlat egyszerre gyors és pontos is legyen: a hibalehetőség a feszített tempó mellett hatványozottan megnő. Amellett frusztráló, hogy félre kell dobni mindent, mert ott a nyakam fölött a bárd: határidő, határidő! Félreértés ne essék: hogy egy feladatnak határideje van, az természetes. (Ráadásul szeretek is örömet okozni a gyors válaszadással!) Viszont az nem természetes, hogy a határidők rendre, indokolatlanul túl szűkre vannak szabva. Vannak olyan ügyfeleim, akik szinte mindig SOS ajánlatot kérnek. És, vannak akik mindig elegendő időt hagynak – mert utóbbiak tudnak az idővel gazdálkodni. Tudom, hogy van az a helyzet, amikor a levegőből pottyan egy kérés, amit azonnal meg kell válaszolni; olyan nagy a mennyiség, vagy attól a nagyon fontos vevőtől származik. Mindenesetre eredményesebb úgy dolgozni, ha megfelelő idő áll rendelkezésre az információk beszerzéséhez. És fontos alapelv: amiben túl sok a kivétel, azt (újra) szabályozni kell. De erre kicsit később térek vissza.

Beszerzési vezetőnk már többször elmagyarázta nekem, hogy ha egy terméknek akár csak egyetlen tulajdonsága is eltér a belistázottól, akkor neki is be kell kérnie az árajánlatot az alkatrészgyártótól, s ha nagyobb tételről van szó, akkor több forrásból is. Emellett a szállítási időket is külön kell kalkulálnia, nem ritkán azokhoz is bekérve a szolgáltató külön ajánlatát. S ezeken fölül ott van még a különböző rögzítő-elemek, egységcsomagok, csomagolóanyagok és egyéb változók kérdése, és így tovább. Szóval, bár nem panaszkodós az illető, de azért tájékoztatott, hogy értsem már meg, hogy korrekt adatokra, több milliós tétel esetén olykor lehetetlen felelős választ adnia egykét órán belül.

Ezek persze elsősorban a mi kihívásaink és e feltételekhez elsősorban nekünk kell alkalmazkodnunk, ez világos számunkra. Másodsorban azonban dolgunknak érezzük támogatni a velünk kapcsolatban álló ajánlatkérőket abban, hogy a folyamatot a lehetőségeikhez mérten ők minél hatékonyabban kezeljék. Ha a mi vevőnk szervezettebb, kiszámíthatóbb, akkor a mi dolgunk, az ő kiszolgálása is könnyebb feladat.

gyors-arajanlat2
Ajánlatkérés ellenőrzőlista

A fentebb leírt körülmények közepette, úgy  másfél évvel ezelőtt megszületett bennünk az igény, hogy valamelyest szabályozzuk a sok rendkívüli, SOS ajánlatkérést. Összeírtunk egy nagyjából teljes körűnek tartott árajánlatkérési ellenőrző listát, benne 40 sor kérdés, ebből 18 kiemelve. Úgy ítéltük meg, hogy nem bő lére eresztve ennyi betáp információt kellene ismernünk ahhoz, hogy hatékonyan – és főleg gyorsan – az adott igényeknek pontosan megfelelő ajánlatot adhassunk.

Amint elkészült, elkezdtem használni az ajánlatkérésekkor ezt a csekk-listát. De a dolog nem úgy indult be, ahogy azt én naivan elképzeltem. Az általános fogadtatás illusztrálásaként idézem az egyik vevőm mondását: „örülnék, ha ettől az élvezettől máskor meg tudnál szabadítani, Ákos!”…

A betáp infók vontatott megadása nyilvánvalóan akadályozza részünkről a gyors és frappáns árajánlatot, ezt meg én tettem volna szóvá…. Ehelyett napirendre tértünk a dolog fölött és lényegében visszatérve a régi menethez, eltekintettünk az ellenőrzőlistán szereplő kérdéseinkre mint betáp adatokra vonatkozó igényünktől. És maradtunk a régi módszernél: amit sikerül megtudni, különösebb rendszer és a teljesség kontrollja nélkül, de jó szándékkal törekedve a megfelelésre, arra alapozva adtunk árajánlatot…

Nagymamám szilvásgombócai

Nemrégiben azonban eszembe jutott, hogy gyerekkoromban nagymamám megkérdezte nyaraláskor, hogy kedvezzen nekünk, unokáinak: – Mit főzzek ma ebédre, gyerekek? Mire mi azt válaszoltuk: Mindegy nagymama, valami finomat! Ezzel (szerintem) nem segítettük a dolgát, sem a kínálat szűkítését, ami egy jó-szándékú nagyszülő fejében felsorakozhat ilyenkor, legföljebb csak a spenótfőzelék esett ki a számításból…

Az árajánlatos csekk-listánk analógiája nyomán felötlött bennem, hogy a nagymama sokkal jobban örült volna egy olyan konkrét elképzelésnek, pl.: Kérünk szépen fejenként 5 db szilvásgombócot, fahéjas porcukorral, 12 óra 20 perckor a tornácon lévő asztalon tálalva, és kanalakkal, nem villákkal!

Visszatérve a jelenkorba és a felnőttek világába, és a föntebb fölvetett szabályozás kérdéséhez: mivel az árajánlatkérések mennyisége, hála Istennek, az elmúlt évben növekedett, ezért nemrégiben újra elővettük az árajánlatkérések és -adások folyamatának hatékonyabbá tételét. Hadd világítsunk rá a főbb nézőpontokból, hogyan is áll ez a dolog – lássuk egy árajánlatkérés fő kérdései szerint tagolva az ügyet!

1. Mit?

Gyakran előfordul, hogy egy pályázatot Antares termékekre írnak ki, de ebben az esetben is még sok változó lehet, extrák, melyek a széket még inkább egyénivé teszik, a kárpiton túlmenően a lábkereszt, görgő, karfa, vagy tárgyalószék esetén a váz színe. Ez azért viszonylag gördülékeny szokott lenni és léphetünk a következő ponthoz.

Máskor azonban a pályázat kiírója idegen termék nevét adja meg referenciaként, vagy egy leírást a széktől elvárt tulajdonságokkal. Legtöbbször ezek jól meghatározzák a típust… sőt, néha túlságosan is, olyannyira, hogy a végén tényleg csak egyetlen szék tudjon megfelelni az elvárásoknak – de ez más lapra tartozik. Mindenesetre ezek hasznos adatok, az árlistánk termékleírásai alapján pedig legtöbbször megtalálható a kívánt termék. Előfordul azért, hogy nincs a szűkebben vett kínálatunkban a keresett típus, viszont beszerzési irodánk széles kapcsolatrendszere révén 1-2 nap alatt át tudjuk adni a kívánt ajánlatot.

2. Milyen minőséget?

A fentihez szorosan kapcsolódik ez a szempont. Van, amikor a leírás alapján a legegyszerűbb széket is be lehetne árazni, de kiderül, hogy extra igénybevételre szánják, vagy hosszú garanciaidőt kérnek. Egy-két évvel általában meg lehet növelni a garanciaidőt, és a többlet vállalás, illetve a kockázat plusz terhe általában plusz 5%/év felár mellett vállalható is, de az leszögezhető, hogy egy alap esetben 1 év jótállású termékre nem lehet 10 évet vállalni. Fontos tehát az elképzelt, elvárt minőségi nívó meghatározása! További segítség, ha az ajánlatkérésnél megadják az elvárt árszintet is: „tól-ig ár Forintosítva”; vagy „legolcsóbb megoldás nyer”; avagy „kérek egy alacsony és egy közepes árkategóriás terméket”; stb.

3. Mikorra?

Sűrűn találkozunk azzal a jelenséggel, hogy a vevő (végfelhasználó) hónapokig egyeztet a megrendelésről a beszállítójával, majd végül igen rövid szállítási határidőt hagy a kivitelezésre. Az ajánlatadáskor fontos tudnunk a kivitelezés határidejét: nem mindegy, hogy egy évig érvényes árat kell megadni, vagy másfél hét áll rendelkezésre – egészen más izgalmi állapotot okoz e két különböző feladat megoldása. Hosszú távú (3 hónapnál távolabbi) kivitelezés esetén legcélszerűbb Euróban megadni az árat, vagy árfolyamhoz kötni; főleg az árfolyamok (az alkatrészek java része import), de másodsorban az alapanyagok árainak változásai miatt. Az ajánlat érvényességét a kivitelezési határidőhöz szabjuk, de ha nem ismerjük a megrendelés idejét, akkor általánosan 30 napig tartjuk az árat.

4. Hová?

A szállítás és raktározás (logisztika) a bútorok esetében igen számottevő kérdés. Ezért azoknak a gyártóknak, amelyek nagyobb forgalmi volument tudnak fönntartani, érdemes (volt) a termékek árába beépíteni e tényezők díját, vagy a díj egy részét. A fuvardíjak emelkedtek az elmúlt években (pl. az útdíj miatt, és 2015-re ennek jelentős emelkedése van kilátásban), de bizonyos mennyiségek fölött mégis lehet a szokásosnál is optimálisabban szervezni a szállítást. Sem nekünk, sem a közvetítőnek nem mindegy, hogy az ő telephelyére, vagy a felhasználó címére kell majd szállítanunk, illetve hogy rámpánál adjuk majd át az árut, vagy a helyiségekbe kell kiosztanunk, stb. Ajánlat kéréskor tehát tudnunk kell, hogy hova kell szállítanunk.

5. Mennyi idő áll majd rendelkezésre?

Előfordul, hogy később dönt a vevő, mondjuk 3 hónap múlva, de akkor aztán 15 nap alatt kell teljesíteni, a közvetítőnk szerződése szerint, mert a megrendeléstől a kiszállításig annyi idő áll rendelkezésre. Minél később születik meg majd a beszerzési döntés, annál nehezebb terveznünk a majdani gyártókapacitást és az alapanyag-készletet. Ezeket nem ismerve kell tehát adatokat adnunk, illetve eldöntenünk, hogy a kiírás adott időkorlátainak meg tudunk-e egyáltalán felelni. Mert szeretünk megbízhatóan teljesíteni, és vállalnunk kell, amit leírunk.

5,5. Realitás – avagy mit és mennyiért szeretne beszerezni a vevő?

A válasz röviden: minél jobbat, minél többet, és minél alacsonyabb áron! Ez természetes kívánság, hasonlóan az olimpiák hármas jelszavához: ’Gyorsabban, erősebben, magasabbra!’ Amikor az általános jelszót, irányvonalat aktualizáljuk a konkrét helyzetre, akkor azt realizálni szükséges. Szerzett tapasztalataik révén a vásárlók gondolatai formálódnak, és a tapasztalatokkal tudatosul, hogy a minőségnek ára van. De még manapság is találkozom azért olyan igényekkel, hogy extra terhelhetőségű, 5 év garanciás, 24 órás felhasználásra kérnek árajánlatot, majd kiderül, hogy ők olyan 20-30 ezer Ft-os árban gondolkodtak…

Összefoglalva

Jó ajánlatot adni izgalmas feladat: pontosan eltalálni azt a nyerő terméket, ami az adott projekthez, illetve vevőhöz legjobban illik. Nem mindig sikerül telibe találni, de nagy öröm, amikor egy igazán jó ajánlatot tudok átadni. Mert mi az igazán jó ajánlat? Amikor a szék használója elégedett, nem kap kevesebbet, mint amit elvár, sem drágábbat, mint amire szüksége lenne, hanem úgy érezheti: jól járt! Nos, ezt a babért átengedjük megbecsült viszonteladóinknak, remélhetőleg sokszor van benne részük! Cserébe mi csak azt kérjük, hogy a kiszolgálás, illetve ajánlatadás útja legyen minél akadálytalanabb!

írta: Bartal Ákos 
Antares senior értékesítő
árajánlat-specialista

< Vissza a tudástárhoz
Ugrás a tetejére
©2017 Antares Hungary